которые используются для определения того,

Документы четвертого класса - Инструкции - документы, которые используются для определения того, как выпол­няется задание. Они пишутся на уровне задач и дают де­тальные инструкции относительно того, как конкретные сотрудники выполняют мероприятие. Их называют по-раз­ному: рабочие инструкции, должностные инструкции, инструк­ции по наладке, описание рабочего задания и инструкции по мероприятию.

Документы пятого класса - Записи - документы, которые подготавливаются для обеспечения контроля результатов проверки, подтверждающие, что требуемая задача или ме­роприятия завершены. Также они часто определяют, насколь­ко эффективно и производительно выполняются задачи или мероприятия.

Структура документации - систематический и логический способ описания различных элементов Коммерческой адми­нистративной организации в Справочнике Административ­ной организации. Он также содержит описание процессов, используемых для обновления документации.

В качестве примера того, как уровень детализации может быть опре­делен заранее, здесь представлена схема процессов произвольного отдела дебиторской задолженности.

 

Для документации процессов, используемых при учете дебиторской задолженности, определены четыре уровня дета­лизации:

процедуры

мероприятия

задачи

рабочие инструкции

 

Основным процессом в рамках функции учета дебиторской задолжен­ности является ведение записей по дебиторской задолженности (см. Рису­нок 3.А). Этот процесс состоит из большого количества взаимодейству­ющих, связанных мероприятий; к примеру, поддержка исходной инфор­мации, поддержка ежедневных остатков, поддержка напоминания, ввод платежей. Эти мероприятия дальше подразделяются на задачи. К приме­ру, мероприятия по «обновлению напоминаний» могут быть подразделе­ны на такие задачи, как обновление текста, печать списка уведомлений, блокировка обновления напоминаний, печать и рассылка по почте напо­минаний (уведомлений напоминания). Рабочие инструкции содержат ин­формацию о том, как следует выполнять определенную задачу.

 

К приме­ру, рабочая инструкция для задачи «печать и рассылка по почте напоми­наний» инструктировала бы служащего следующим образом:

взять лист бумаги

вставить в принтер

подготовить принтер к печати

выбрать пункт меню

 

Операционные процедуры являются письменной блок-схемой, опи­сывающей мероприятия, связанные с определенным процессом. Рабочие инструкции используются для выявления определенных задач, связанных с каждым мероприятием и для объяснения того, как реализуется каждая из задач.

Мероприятие выполняется в рамках естественной рабочей группы (отдела) одним или более сотрудниками, реализую­щими различные части мероприятия.

Задачи являются отдельными элементами и/или подмноже­ствами мероприятия. Обычно задачи связаны с выполнением конкретным сотрудником поставленного перед ним задания.

В большинстве случаев необходимо также определить уровни дета­лизации, требуемые для других факторов, перечисленных в Разделе 3.4.

Это особенно важно для факторов информации и методики. К примеру, такие определения, как «при помощи компьютера» или «вручную» слишком туманны для выполнения административного процесса дол­жным образом.