Оптимизация бизнес процессов
Для проведения организацией или компанией документирования административных бизнес-процессов может существовать несколько причин. В этой главе мы рассмотрим, что является целью документирования административных бизнес-процессов, документирование каких факторов должно проводиться и до какого уровня детализации следует доводить описание процесса. Цели, факторы и уровень детализации определят выбор методики документирования.
Методика документирования - это метод, с помощью которого дается описание информационной системы, процесса или организации.
В этой главе будет продолжено обсуждение методик документирования: использование диаграмм форм управления, схемы процесса, схемы организационной структуры. Для каждой методики будут также приведены инструменты документирования, такие как стандартные формы, диаграммы, макросы для персонального компьютера и т. д.
Последующие главы основываются на предположении, что документирование изучаемого процесса уже проведено. Для каждого случая необходимо провести обзор и дополнительные интервью, чтобы определить доступность описания административных бизнес-процессов. Вам необходимо начать с серии интервью и обзоров, относящихся к существенным факторам административных бизнес-процессов. Крайне важным фактором является определение момента начала работ, наиболее благоприятного для успеха дальнейшего исследования. Как только будет получена необходимая документация, следует рассмотреть возможность привлечения к руководству человека, опытного во внедрении такого рода проектов.
Документирование процессов
Для описания административных бизнес-процессов используют следующие шаги. A. Инвентаризация существующей документации B. Изучение текущих процедур C. Документирование в соответствии с выбранными
Инвентаризация существующей документации
На этом этапе собираются все доступные материалы, касающиеся административных бизнес-процессов, которые должны быть документированы. Следует рассмотреть такие материалы, как описание системы бух
Изучение текущих процедур
В начале фазы анализа мы уже привлекали ваше внимание к проблемным областям и спорным вопросам в различных процессах, таким как: сколько времени должно уделяться каждому процессу, параметры, кото
Документирование в соответствии с выбранными методиками
Если документирование не было проведено в ходе интервью, то наблюдаемые процедуры должны быть установлены в соответствии с выбранными методиками документирования. Необходимо убедиться, что доку
Обеспечение обратной связи с вовлеченными лицами и получение их одобрения
Все описания должны быть одобрены сотрудниками, участвующими в рассматриваемом процессе. Для этого документация по различным элементам процесса предоставляется сотрудникам, отвечающим за эти элем
Введение описаний процесса в набор документов
Окончательной подробно рассмотренной документации присваивается номер, и она включается в набор документации. Эти наборы подразделяются в соответствии с процессами и связанными с ними отделами.
Выбор окончательных целей и методик анализа
Выбор методик анализа в большой степени определяется характером исследуемой проблемы. К примеру, методики, используемые при решении проблем в области внутреннего контроля, отличаются от тех, кото
Определение целей документирования процессов
Перед началом проведения документирования процесса важно определить, для каких целей будет использована эта информация. Каждая задача и цель предъявляют различные требования к содержанию докумен
Понимание административных бизнес-процессов
Для достижения хорошего понимания того, как организованы административные бизнес-процессы, часто оказывается недостаточным простое описание процессов и их взаимодействий. При составлении описан
Основа для анализа и оценки административных бизнес-процессов
Настоятельная потребность в тщательном документировании существенных факторов относится также к анализу и оценке административных бизнес-процессов. Проведение анализа и оценки возможно только в
Передача знаний
Определение Можно установить различия между методиками документирования, используемыми для передачи знаний при личных контактах и методиками, используемыми при передаче знаний во времени. Часто к
Факторы документирования
Фактор - любой элемент (к примеру, окружающая среда, деньги, труд, технология, расстояние, размер и т. д.), оказывающий воздействие на функционирование процесса. Для правильного выбора методики д
Характер процедур
Характер процедур (мероприятий) показывает, какие (административно-организационные) процедуры выделяются и почему. Уровень детализации процедур сильно зависит от целей проекта. В то время как пр
Элемент времени
Элемент времени может быть подразделен на вопросы, касающиеся крайних сроков, отрезков времени, последовательности. Под крайними сроками подразумеваются сроки начала и завершения мероприятия. При
Документы
Необходимо также рассмотреть концепцию документов, поскольку данная концепция включает в себя все элементы, которые могут обеспечить знания в письменной, графической или вербальной форме. Таким о
Информация
В основном информация (данные) связана с тем, как функционирующий процесс отражен в формах. Обычно незаполненные формы включаются в документацию. Формы определяют, какая информация (данные) долж
Географическое месторасположение
В отношении географического месторасположения в описании необходимо делать упор на определение: Места или местоположения, где происходят операции Времени или расстояния, которые необходимо преодо
Местоположение организации
Концепция местоположения организации (местоположения в организационной структуре, в которую входят мероприятия) тесно связан с фактором отдельных лиц и отделов, которые выполняют определенные опе
Отделы и сотрудники
При рассмотрении географического и организационного местоположения возникает вопрос, какие отделы и конкретные сотрудники участвуют в процессе. Изучение отдела включает в себя изучение функций о
Периодичность
Периодичность показывает, как часто что-либо происходит. Этот фактор особенно важен, если относится к производительной мощности отделов и конкретных сотрудников или административно-технологических
Методика
Методика показывает как, с помощью каких инструментов выполняются процедуры. В особенности это относится к методике и методу сбора данных, их обработке и распространению. В рамках этой книги спис
Уровень детализации документации
После принятия решения относительно факторов, которые должны быть представлены (не забывая, что они должны соответствовать цели, для который проводится документирование бизнес-процесса), необходи
Уровень детализации документации 2
Документы четвертого класса - Инструкции - документы, которые используются для определения того, как выполняется задание. Они пишутся на уровне задач и дают детальные инструкции относительно тог
Определение масштаба и уровня детализации на практике
Каждый раз, когда необходимо провести документирование административного бизнес-процесса, требуется знать заранее, какие факторы должны быть документированы и до какого уровня детализации. В кон
Факторы и уровень детализации: в теории и в практике
Использование принципов факторов и уровня детализации обычно вызывает теоретические дискуссии разного рода. В отношении унка 3. А часто возникает вопрос, существует ли четкая разница между проц
Критерии выбора методик документирования
Оставшаяся часть главы концентрирует внимание на методиках документирования административных бизнес-процессов. Мы не приводим исчерпывающего описания всех возможных методик документирования, поск
Цели и факторы
В этой главе рассматривается процесс выбора методики (комбинации методик) для документирования административных бизнес-процессов: цели документирования определяют факторы и уровень детализации.
Удобство для пользователя
Термин «удобство для пользователя» достаточно широко используется в информационных системах. При развитии систем слово обозначает стремление к представлению конечным пользователям результатов и
Заранее проведенное документирование
Иногда вы можете заметить, что не используется оптимальная комбинация методик документирования. Для упрощения коммуникации между различными направлениями во многих организациях одна или несколько
Удобство эксплуатации
Очевидно, что легкость изменения существующей документации также является критерием выбора методики документирования. Как указано в Разделе 3.9, одни документы изменяются достаточно просто, в то
Трудоёмкость
Понятие трудоёмкости тесно связано с количеством усилий, необходимых для разработки и поддержки процесса. Если описание процесса при помощи некоторой определенной методики документирования заним
Субъективность
Субъективные соображения также играют роль при выборе методики документирования. Субъективные соображения - определенное использование знаний по какой-либо методике документирования. Существуют
Характеристики методик документирования
Общие характеристики Перед тем как переходить к обсуждению реальных методик документирования (Раздел 3.9), представляется интересным сперва изучить некоторые общие характеристики методик. Принци
Свободные схемы
Свободные схемы не связаны заранее установленными правилами в отношении формата и особенно удобны, поскольку они дают пищу для размышлений, компактны и могут эффективно передавать знания для обесп
Поймет ли это читатель, или нужен текст с пояснениями?
Понятны ли применяемые символы? Подчеркнуты ли важные факторы? Опущены ли незначительные факторы? Добавляет ли схема что-то повое к знаниям читателя или же она избыточна? Примерами свободной схемы
Связанные схемы
Для связанных схем формат, классификация и используемые символы описываются заранее. Схема разбита на несколько вертикальных и горизонтальных колонок (столбцов и строк), в которых представлены ко
Рекомендации по использованию методик схематического изображения
В Разделе 3.9 при обсуждении отдельных методик схематического изображения будут представлены требования, предъявляемые к каждой методике. Несмотря на то что существуют большие различия между отде
Обсуждение выбранных методик документирования
Ниже приведено краткое описание десяти методик документирования. Описание для каждой методики указывает, какая цель наилучшим образом ею достигается, какие факторы и какой уровень детализации мож
Схема организационной структуры
Схема организационной структуры обеспечивает понимание структуры организации. Схема фокусирует внимание на формальных отношениях между отделами. Эти отношения могут быть по своей природе как иер
Принципиальная схема административного бизнес-процесса
Принципиальная схема разработана для представления сути административного бизнес-процесса, системы или всего предприятия. Важно отметить, что эта схема компактно и понятно представляет необходимы
Иерархическая схема
Иерархическая схема обеспечивает понимание структуры и сочетания общей административной системы. Она позволяет увидеть иерархию административных бизнес-процессов. В иерархической схеме предприним
Общая схема процесса
Общая схема процесса предназначена для представления общих тем в рамках административного бизнес-процесса. Схема не годится для представления процедур или информационных каналов, однако ее можно
Детальная схема процесса
Детальная схема процесса дает точную картину последовательности рабочих инструкций и каналов движения документов в административном бизнес-процессе. Для каждой процедуры могут быть указаны докуме
Схема инструкций
Схема инструкций предназначена для того, чтобы обеспечить сотрудникам организации понимание административных мероприятий и инструкций, которые должны выполняться и которым необходимо следовать.
Схема управления формами
Схема управления формами показывает использование и маршрут движения форм административного бизнес-процесса. В этом контексте не следует рассматривать концепцию форм слишком узко. Она часто оказы
Схема обращения форм
Схема обращения форм предоставляет информацию по использованию и маршруту движения форм административного бизнес-процесса. Эта схема в общем рассматривается как связанная. Схема устроена таким об
Бухгалтерская диаграмма
Бухгалтерская диаграмма - подходящая методика документирования для проведения быстрого и детального обзора системы учета организации. Для не очень опытного читателя схема может даже служить в ка
Разработка набора методик документирования
В этой книге мы не сможем охватить все методики, используемые на практике. В Разделе 3.9. обсуждается 10 наиболее важных методик. Этот набор методик может удовлетворить большую часть целей докумен
Разработка набора методик документирования 2
В Выбор методик документирования На унке 3.С перечислены факторы, которые должны быть представлены для конкретной цели анализа. Буква d обозначает, должен ли фактор описываться деталь
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены выбранной методикой документирования?
На унке 3.D показано, какие факторы могут быть представлены посредством одной из рассмотренных методик документирования. Иногда методика документирования может отражать большее количество фак
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 2
С Отношения между факторами и целями анализа Легенда: x: методика документирования подходит для представления фактора (х): методика документирования умеренно подходит для представления ф
Какие аспекты и какой уровень детализации могут быть представлены 3
D Отношения между факторами и методиками документирования
Какие методики документирования подходят для каких целей?
Комбинация двух предыдущих рисунков («факторы для каждой цели» и «факторы для каждой методики документирования») обеспечивает обзор методик документирования, которые могут быть использованы для д
Какие методики документирования могут быть скомбинированы (набор методик документирования)?
При обсуждении, какие методики документирования могут применяться в комбинации с другими методиками, оказывается, что все методики комбинируются между собой. В конце концов, каждая методика може
Обзорные методики, которые обеспечивают понимание всего административного бизнес-процесса
Детальные методики, которые детально документируют административный бизнес-процесс Консультативные методики, которые документируют определенный фактор административных бизнес-процессов Кроме консу
Набор методик документирования: пример часто используемых комбинаций
Как сказано выше (Раздел 3.6), перед началом проекта по анализу административной организации полезно путем краткого предварительного изучения выявить существующие в административном бизнес-проце
Набор методик документирования 2
Также используется метод разработки детальных схем процесса (Раздел 3.9.6) на базе каждой горизонтальной строки матрицы (см. G). Эти детальные схемы процесса можно использовать в качест
