Уровень детализации документации

После принятия решения относительно факторов, которые должны быть представлены (не забывая, что они должны соответствовать цели, для который проводится документирование бизнес-процесса), необходи­мо принять решение относительно уровня детализации. Каждый из фак­торов, упомянутых в Разделе 3.4, может быть документирован с большей или меньшей степенью детализации.

Если конкретная цель может быть достигнута с помощью общего опи­сания и при этом не требуется понимания деталей бизнес-процесса, то нет необходимости в дальнейшей работе с этим документом. На практике это случается достаточно часто, поскольку уровень детализации, необходи­мый для точного документирования бизнес-процесса, не задается зара­нее. Зачастую исследователи обеспокоены недостаточным пониманием процесса на этапе анализа и стараются провести документирование про­цесса как можно подробней. Это ведет к напрасной трате времени и уси­лий и может даже привести к срыву, как только они обнаружат, что было рассмотрено слишком много или слишком мало деталей.

Аналогично, требование к определению уровня детализации важно при выборе подходящей методики (методик) документирования. Хотя не­сколько методик подходит для представления одновременно и общих принципов и деталей, большинство методик годится для представления либо одного, либо другого. В Разделе 3.9 уточняется, какие методики до­кументирования представляют общие принципы, а какие представляют детали. Раздел 3.10 обращается к роли, которую уровень детализации вместе с целью и факторами играет в выборе подходящей методики доку­ментирования. Типичная организация имеет пять классов документации (см. Рисунок 3.А). Рисунок 3.А также показывает связь между иерархией процесса и иерархией документов.

Документы первого класса - Организационные требова­ния. Документы первого класса состоят из миссии орга­низации, ее ценностей, долгосрочных целей, факторов, критических для успеха, видения. Это документы, кото­рые определяют и направляют всю деятельность органи­зации и ее управленческую систему. Они разрабатывают­ся высшим руководством, поскольку его главной задачей является выбор направлений.

Документы второго класса - Руководства (справочники) - документы, определяющие, что должно быть сделано; кон­цептуальны по природе. Эти документы часто определяют перекрестно-функциональные стратегии и обязанности.

Документы третьего класса - Процедуры - документы, которые используются для определения основных процессов, существующих в рамках организации. Их часто называют операционными процедурами. Они отвечают на четыре воп­роса: что, когда, кто и где делает в отделе или на функцио­нальном уровне.

 

Рисунок 3.А   Уровень детализации документации