Проведение такого рода анализа не

Проведение такого рода анализа не всегда целесообразно. Рекомендуется перед началом проведения анализа сформировать широ­кую схему возможностей изменений.

Оценку организации файла можно найти на Рисунках 4.Е и 4.F. На Рисунке 4.Е сравниваются друг с другом различно применяемые файлы по первичной записи или первичному вводу информации (критерий вы­бора), элементы, к которым относится файл (такие как данные о персона­ле, данные об акциях и т. д.), и характеристики (информация) о каждом из этих элементов, хранящиеся в файлах. Рекомендуется составлять план отдельного обзора для каждого элемента. На Рисунке 4.F для каждого мероприятия указаны наборы данных и характеристики, связанные с ме­роприятием. Система кодирования отмечает, был ли файл обновлен, зап­рашивались или заимствовались из него данные, файл истощился или данные были удалены из него. В схеме мероприятия по сортировке пред­ставлены кружками, квадратами и т. д. Файл, относящийся к мероприя­тиям, обозначен буквами А, Б, В и т. д. Эти буквы соответствуют коду файла на Рисунке 4.Е.

В сфере бизнес-консалтинга для заполнения схем используются микрокомпьютеры. Преимуществом использования микрокомпьюте­ров является то, что они снимают ограничения физических рамок форм, представленных на Рисунках 4.Е и 4.F. Кроме того, можно применять автоматизированный подсчет, немедленно будут выявляться дублиро­вания и пропуски. Также из-за использования автоматизированных сим­волов и простых процедур коррекции снижается время обработки.

На основе Рисунков 4.Е и 4.F, а также на основе документации по процессу (в соответствии с методиками, описанными в главе 3), можно сформировать мнение результативности и эффективности дизайна и при­менения различных методик. Возможности комбинации файлов и концен­трации мероприятий могут быть проанализированы на основе этого мне­ния. На основе этих рисунков можно сделать вывод о том, что существу­ют значительные дублирования между информацией в анкете (форме) пер­сонала, графике работы персонала и в форме компьютерного ввода ин­формации. Далее целесообразно рассмотреть:

Можно ли исключить график работы персонала, поскольку ан­кета персонала и компьютерные данные могут использоваться как справочная информация.

Может ли небольшое количество данных, которые задокументированы в анкете персонала, а в не в графике работы персона­ла, быть записаны в графике работы персонала или в компью­тере, или требуемую справку надо брать в других файлах.

 

Рисунок 4.F    Схема использования наборов данных

 

Могут ли образовательный план и график поездок быть ском­бинированы с оставшимся набором данных.

Могут ли данные, занесенные в различные формы и графики (обучение, путешествия, затраты, выходные и данные о персо­нале), быть записаны вместе в одном файле в микрокомпьютере, предназначенном для этой цели (объединения всех этих дан­ных с файлом платежной ведомости).

Объединение файлов должно приводить к снижению количества ме­роприятий, соответствующих наборам данных (таким образом, меньше данных нужно будет документировать и вводить). Документация по про­екту должна использоваться наряду с этими методиками для того, чтобы выяснить, не препятствуют ли географическое или функциональное рас­положение вышеупомянутым изменениям. Если одна и та же информация необходима различным отделам (к примеру, график поездок находится в различных отделах), следует определить, возможно ли будет работать с терминалами или микрокомпьютерами, которые связаны друг с другом или с копиями или с машинописными экземплярами оставшейся докумен­тации, полученными при помощи копировальной бумаги графики рабо­ты персонала, анкеты (формы) персонала или компьютерная информация.