Результативность и эффективность маршрутизации административных бизнес-процессов

Разногласия, окружающие маршрутизацию административных биз­нес-процессов, особенно важны, если учитывать тот факт, что огромное влияние на административные бизнес-процессы может оказать физичес­кое местоположение документов. Это объясняется тем, что перемещение документов является мероприятием, требующим больших затрат време­ни, и, после того как документы были переданы, необходимо подвести итоги административных операций по обработке. Существует также опас­ность того, что перемещение документов и проведение обработки где-то в другом месте может привести к возникновению ошибок.

Иногда можно упростить маршрутизацию путем изменения последо­вательности мероприятий таким образом, чтобы снизить количество пе­ремещений. Это обычно снижает вероятность потери документа, а также снижает длительность цикла.

Иногда результаты могут быть достигнуты изменением маршрута раз­личных подпроцессов. К примеру, в крупной организации документы для обработки данных о недавно принятых на работу, продвижении, поощ­рении и платы за обучение следуют по маршруту, который проходит че­рез шесть отделов: отдел набора кадров, отдел образования, отдел подго­товки, отдел информации о жилищных условиях, отдел обзоров деятель­ности, отдел кадров и отдел труда и заработной платы. В большую части (под)процессов были вовлечены только один-два отдела. Построение про­екта схем индивидуальных маршрутов для каждого (под)процесса приве­ло к снижению длительности цикла, так как для каждого (под)процесса до­кументы стали пересылаться только в те отделы, которые их используют.

Первоначальная информация о маршрутах документов получается при изучении заполненных схем документирования. В этом случае могут использоваться схемы процессов, схемы управления формами и/или схе­мы обращения форм. На основе этих схем принимается решение о необхо­димости дальнейшего анализа. Указанные выше методики документиро­вания обеспечивают понимание потоков документов в каждом админист­ративном бизнес-процессе. Иногда для этой цели используется несколько страниц. Это означает, что данные методики - не самый лучший вариант для исследования совокупности потоков документов всех административ­ных бизнес-процессов. Для того чтобы разобраться в потоках докумен­тов, см. Рисунок 4.J. На этом рисунке подводятся итоги по ряду админис­тративных бизнес-процессов. В схеме перечисляются отделы и все этапы, которые выполняются для каждого административного бизнес-процесса. Кроме того, указано количество перемещений документов из одного от­дела в другой.

Процесс	Количество вовлеченных (под)отделов	Количество этапов (мероприятия) (под)отделы	Количество перемещений из одного в другой
Найм новых работников	7	140	35
Увольнения	7	60	15
Повышение квалификации	7	40	12
Продвижения (по службе)	7	40	20
Возмещение расходов на образование	7	20	10

 

Рисунок 4.J   Пример обзора маршрута