Разделение функций
Между финансовой службой, администрацией и менеджером информационных систем в области административной организации
Как уже отмечалось в начале раздела, задачи по управлению административной организацией, которые необходимо выполнить, значительно обширнее задач по управлению одним лишь Справочником по административной организации. В управлении справочником рекомендуется различить функциональное управление и техническое управление. Функциональное управление занимается содержанием справочника и относящимися к нему понятиями и определениями. Техническое управление включает составление описаний к справочнику и его обновление.
Функциональное управление включает следующие задачи:
Разработка структуры Справочника по административной организации.
Определение терминов и понятий, используемых в Справочнике по административной организации и их обновление.
Контроль качества определений.
Мониторинг применения стандартов документирования.
Задание, документирование и улучшение стандартов документирования.
Задачи, связанные с техническим управлением справочником, можно суммировать следующим образом:
Предложение принципов текстовой обработки.
Проверка использования для документирования и анализа хороших компьютеризированных инструментов.
Обновление справочника (при изменении процесса).
Организация распространения справочника и его обновленных версий.
Поддержка инициализации и реализации изменений.
Безусловно, в отношении справочника можно выделить ряд дополнительных консультативных и исполнительных функций, например:
Выполнение описаний и анализа или обеспечение высококвалифицированной экспертизы.
Организация проектов описания и анализа.
Реальное осуществление улучшений в административной организации.
Задачи по управлению административной организацией также включают задачи, определенные для Справочника по административной организации. Кроме того, задачи управления (в самом широком смысле слова) административной организацией включают:
Определение информационной структуры организации.
Определение будущих информационных потребностей и указание, как им удовлетворить.
Определение и проектирование административной организации.
Мониторинг результативности, эффективности и надежности административной организации.
Проверка надлежащего функционирования административной организации.
Обеспечение достаточных знаний о структуре, проектировании и желаемых методах работы.
