Оптимизация бизнес процессов
Проект по улучшению бизнес-процессов должен быть разработан в соответствии со структурой организации. В проект вовлекается большое количество отделов и направлений (линейный менеджмент, члены административного аппарата, эксперты по административной организации). Эффективным подходом организацию временной отдельной структуры проекта делают два момента: требуемая вовлеченность сотрудников в проект (сотрудники должны иметь возможность полностью посвятить себя проекту) и случайный выбор характера мероприятий.
Определение Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов (Project Management Team - РМТ) создается для управления и координации мероприятий по улучшению бизнес-процесса, которые проводятся в рамках организации.
Команда по улучшению процесса (Process Improvement Team - PIT) - команда, работающая над проектом по улучшению определенного процесса. В такую команду обычно входят люди, представляющие различные отделы. Команда по улучшению процесса отчитывается перед командой по управлению проектом для управления и поддержки.
Контактные группы не являются частью проекта по улучшению бизнес-процессов организации, они служат своего рода «резонатором» для команды по улучшению процесса. Для оценки работы команды по улучшению процесса контактная группа будет рассматривать наиболее ценные нацеленные на будущее решения, разработанные командой по улучшению процесса, а также сопроводительную документацию, результаты проведенного анализа, запланированные улучшения, прибыль на инвестированный капитал. Они могут также давать технические рекомендации, относящиеся к определенному инструменту.
Работа по организации проекта происходит в ходе его реализации и прекращается сразу по его завершении. В процессе организации проекта создается команда для контроля и отслеживания всего проекта по улучшению бизнес-процессов.
Организация улучшения процесса 2
А Организационная структура улучшения административного бизнес-процесса Эта команда называется «команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов» (Project Management Team (РМ
Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов
Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов является высшей инстанцией в организационной структуре проекта. Руководство делегирует полномочия по проекту по улучшению бизнес-процес
Команда по управлению проектом по улучшению бизнес-процессов 2
B Пример комплектования команды по управлению проектом и контактных групп Важнейшими задачами команды по управлению проектом являются: Организация проекта Планирование фаз проекта Принят
Лидер проекта
Основной задачей лидера проекта, часто называемого хозяином процесса, является управление командой по улучшению процесса. Лидер проекта делегирует обязанности членам команды по улучшению процесс
Команда по улучшению процесса -команда, работающая над проектом
Реальное выполнение проекта осуществляет команда, работающая над проектом, ее часто называют «команда по улучшению процесса». Число участников команды по улучшению процесса зависит от размера орг
Контактные группы
Если в команду по управлению проектом должно быть включено слишком большое количество отделов и менеджеров, вовлеченных в процесс, иногда оказывается полезным создание специальных контактных груп
План проекта
Цель деятельности по планированию заключается в том, чтобы сделать проект более управляемым. Количество мероприятий, входящих в проект, зависит от целей проекта. Прогресс может отслеживаться при
Предложение по проекту
В предложении по проекту описываются причины инициирования проекта и его цели. Предложение также включает набросок структуры проекта, которая предоставляется команде по управлению проектом. В пред
Предложение по проекту 2
Основанием для этого может быть любая из следующих причин: Изменения внутри организации и/или изменение метода управления бизнес-процессами, что отражается на управленческой информационной систе
Разработка проекта
При разработке проекта дополнительно определяются структура проекта, методы, методики и инструменты, которые будут использованы в проекте. Определение структуры проекта связано с созданием и объе
Определение деталей проекта
При определении деталей проекта осуществляется дальнейшая проработка предложений по проекту, составляется окончательный план проекта, состоящий из восьми конкретных шагов: Определение стандартов
Определение стандартов документирования
Во-первых, определение стандартов включает в себя общепринятые нормы методик документирования и анализа, которые будут использоваться. Для каждого метода в стандартах должно быть отражено следую
Определение порядка подходов и установка приоритетов при документировании и анализе процессов
Установка приоритетов и определение порядка подходов обычно характеризуется: Степенью, до которой проблемы вырастают в различных процессах Сезонными факторами, влияющими на масштаб работ по каждо
Определение лиц, ответственных за выполнение мероприятий
Для каждого процесса оценивается время, необходимое для его описания, анализа, модифицирования и внедрения новых процессов. На основе этой оценки и с учетом времени, которое могут уделить проект
Управление подготовкой и обучением
Необходимо, чтобы сотрудники, вовлеченные в проект, говорили о применяемых методиках на одном языке. Кроме того, часто требуется повышение квалификации сотрудников по сбору информации (методикам
Представление проекта организации
Крайне важно предоставлять информацию о проекте не только людям, вовлеченным в него. Информация о цели проекта, о его структуре, о квалификации команд, о значении проекта для различных подразделе
Составление детального плана проекта
Детальный план проекта может составляться па основе полученных ранее данных. Для этой цели рекомендуется использовать стандартные формы. План должен отражать работу различных сотрудников и возможн
Методы планирования и мониторинга
Проект состоит из ряда мероприятий, которые должны быть выполнены последовательно или параллельно к определенной дате и в рамках установленного бюджета. Для достижения этого необходимо осуществля
Подробный календарный план
Проект подробного календарного плана составляется в соответствии с унком 2.D. Процессы, которые должны быть проанализированы, заносятся в колонки. Различные мероприятия на различных фазах прое
Подробный календарный план 2
Номер Мероприятие Процессы, которые должны быть проанализированы Итого Главный 41 42
Для планирования этой фазы можно воспользоваться процентным соотношением времени, которое требуется для описания этих процессов. В зависимости от выбранной модели проведения консультаций (привлек
План работ
В плане работ во временных рамках проекта составляется календарный план мероприятий, которые будут осуществляться в ходе проекта. Планирование заключается в уточнении: кто из персонала будет вовл
План работ 2
Номер недели Итого 1 2 3 4
План работ 3
При заполнении таблицы, показанной на унке 2.G необходимо учитывать две переменные величины: количество доступных членов команды по улучшению процесса и окончательная форма проекта. Взвешиван
План работ 4
Сотрудники Номер недели Итого 1 2 3 4 5
План работ 5
Результаты этого планирования можно представить наглядно (см. Рисунок 2.Н). Стрелками обозначена длительность соответствующих мероприятий и указано, кто из сотрудников (групп сотрудников) отслеж
Финансовый план
План работы персонала показывает, сколько времени сотрудники (категории сотрудников) тратят па участие в проекте в течение каждого периода. Умножая число рабочих дней на индивидуальную дневную ст
План управления организационными изменениями
План управления организационными изменениями должен состоять из трех частей. Эти части соответствуют периодам, в которые: Процесс перепроектируется (подготовка) Внедряется наиболее ценное нацеленн
План управления организационными изменениями 2
Ниже приведены наиболее часто встречающиеся риски, связанные с внедрением: Затраты па поддержание статус-кво Четкость представления Участие спонсора Навыки агента изменений Сторонники изменений -
Согласование культуры организации
Насколько изменения согласуются с существующей организационной культурой? Насколько согласуются существующие системы поощрений, признания заслуг, управления деятельностью, компенсаций, найма работ
Улучшенные показатели деятельности
Что будет делать организация с излишками (людей, пространства, времени и т.д.), которые появятся в связи с внедрением наиболее ценного нацеленного на будущее решения, как служащие отреагируют на э
Улучшенные показатели деятельности 2
КАРТА РОЛЕЙ. Карта ролей идентифицирует и описывает отношения между основными группами контрагентов (спонсорами, сторонниками, агентами и людьми, подвергаемыми изменениям), на которые окажут влия
Улучшенные показатели деятельности 3
Люди, вовлеченные в процесс изменений, часто одновременно выполняют несколько ролей, эти роли часто меняются по мере прохождения различных фаз улучшения бизнес-процессов. К примеру, менеджер сре
Улучшенные показатели деятельности 4
I Карта ролей при управлении организационными изменениями
Улучшенные показатели деятельности 5
АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ. План объединяет оценки эффективности коммуникаций и рекомендации в один общий документ. Результаты этих оценок используются для коррекции плана изменений коммуникаций. План
Улучшенные показатели деятельности 6
На унке 2..I приведена типичная диаграмма Ганта для управления организационными изменениями, показывающая мероприятия но управлению организационными изменениями, которые осуществляются и ходе
Мониторинг прогресса и затрат
Прогресс проекта и затраты на его осуществление отслеживаются с помощью ряда показателей. Во-первых, члены команды по улучшению процесса будут отчитываться по времени, потраченному на проект (и со
Мониторинг прогресса и затрат 2
Мероприятие Дата планируемого завершения Планируемые часы Потрачено часов % выполнения Прогресс Производительность Примечания
Условия успешного выполнения проекта
Чаще всего организационные структуры в коммерческих, государственных и некоммерческих организациях стремятся поддерживать и управлять существующими методами с помощью существующих процедур. Стру
Условия успешного выполнения проекта 2
Члены команды по улучшению процесса должны учиться работать и команде, понимать процесс, собирать и анализировать данные. Каждый отдельный человек должен быть обучен применению основных приемом ра
фундаментальных приемов (инструментов)
В дополнение к такому обучению основам работы в команде и решения проблем, члены команды по улучшению процесса также должны пройти специальное обучение, которое подготовит их к участию в соответ
усложненных приемов улучшения бизнес-процессов
По мере осуществления мероприятий по улучшению бизнес-процессов команда по улучшению процесса может использовать более сложные приемы для получения еще более высоких результатов. Среди этих прие
